Gestión efectiva del tiempo

El pasado jueves, 29 de abril, organizamos en el trabajo una charla sobre la Gestión efectiva del tiempo impartida por Iñaki Bustínduy.

Iñaki estructuró la sesión en dos bloques. En el primero, hizo mención a la parte emocional de nuestro tiempo. Nos contó la diferencia entre el tiempo que pasa –horas, días…- y nuestro tiempo existencial –qué hacemos y cuándo-, qué valor le damos, cómo lo percibimos según la situación, dilación a la hora de afrontar tareas o compromisos, la relación con los otros…

En la segunda parte, muy enfocada a nuestra jornada laboral, se centró en aspectos organizativos: planificación de nuestro día a día. Desgranó cuestiones como la necesidad de visionar lo que debemos hacer durante el día, la semana, etc., para tener en cuenta posibles contratiempos que puedan surgir (retrasos en el tren, atascos…).

Otro asunto importante: fijarte objetivos. Estos tienen que ser reales no quimeras, y aquí describió un recurso muy útil, la teoría SMART. Los objetivos tienen que ser específicos (S), medibles (M), asumibles (A), que comporten un reto (R) y acotados en el tiempo (T). Y esto va relacionado con la planificación, el marcar límites, diferenciar las tareas urgentes de las importantes*, distinguir qué tareas son las más latosas y elegir bien el momento óptimo de hacerlas, pues, aunque fastidiosas, se tienen que hacer. Igualmente, con las tareas más a largo plazo (tareas elefantes), emplear el sentido común. No pretendamos aprender un idioma en dos días porque fracasaremos y lo dejaremos, sino planteemos el ir paso a paso y hagamos una previsión a un año vista.

Destacó también la conveniencia de prepararse bien las reuniones con un buen orden del día y temporalizando cada punto, y vigilar las reuniones informarles, aquellas en las que te viene el compañero a la mesa a explicarte la juerga de la noche anterior.

En este sentido, todos coincidimos en que la comunicación entre los empleados y la dirección, o entre los miembros de un equipo, es primordial para que la gestión del tiempo sea realmente eficaz. Establecer un protocolo de funcionamiento en los equipos de trabajo es norma obligada.

Imagen de la tabla que dibujó Iñaki para mostrar que lo que debemos conseguir son tareas importantes, pero no urgentes.

¿Qué fácil parece, eh? ¿Sois capaces de conseguirlo? ¿Qué métodos utilizáis para ello?

Modelos

Siempre ha sido así, pero, debido al efecto multiplicador de la red, estamos ante un cambio de modelo en donde la cooperación, la colaboración entre personas es imprescindible para llevar a buen puerto cualquier proyecto que tengamos entre manos.

Espacios colaborativos, documentos que se pueden compartir, mensajería instantánea, movilidad, tweets como altavoces de lo que hacemos, videoconferencias… Tenemos a nuestra disposición innumerables herramientas gratuitas para poder trabajar mejor, estar mejor conectados, ser más productivos en definitiva. Pero me complace que el ejemplo de todo esto, la “metáfora” del trabajo en equipo, de saber transformar un grupo en un equipo y un equipo en un equipo eficaz, que dicen los expertos, sea el Barça de Josep Guardiola.

No deja de ser gracioso que un entrenador de fútbol, deporte donde todo gira alrededor del tópico y la repetición (“el fútbol es así”, “ni antes éramos tan malos ni ahora somos tan buenos”…) y que en los últimos años se ha convertido en una hoguera de las vanidades con galácticos de cartón piedra, sea el modelo a seguir para los más jóvenes y no tan jóvenes en ámbitos que trascienden al puramente deportivo.

Pero es bueno, muy bueno, que el equipo que ha construido Guardiola sea el paradigma del trabajo bien hecho, de la búsqueda de la excelencia, de la motivación, del “persistir, persistir i persistir” para llegar al éxito.

Leía en twitter una cita que no sé cómo acaba, pero empezaba con “Si no le das una oportunidad al talento…”, y, aunque desconozco el final de la frase, puede dar a entender que, está muy bien tener talento, pero la única manera de sacarlo, de que se manifieste en toda su dimensión, es trabajando. Y Guardiola es lo que ha hecho, y lo que está haciendo, trabajar y sacar lo mejor de cada uno de sus jugadores, dando oportunidad al talento.

Tot guanyat, Tot per guanyar. (Todo ganado, Todo por ganar.)*

* Es un poco “guerrero” este eslogan, y muy publicitario, pero resume muy bien la humildad con la que el Barça de Guardiola afronta todos los partidos. Otro de sus máximos valores.

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